資料は1種のコミュニケーションツールでしかない

はじめに
そもそもなぜ資料が必要なのか？
資料作成に必要な考え方
まとめ

はじめに

こんにちは、Daiです。最近、チームメンバーの作成する資料のクオリティにやや困っておりまして、彼らに伝えたい内容を整理してみることにしました。

頑張って資料作成してるんだけど、「上司のレビューでいつもコテンパンにされる」「クライアントに納得してもらえる資料作成ができない」等の悩みをお持ちの方の参考になれば嬉しいです！

そもそもなぜ資料が必要なのか？

そもそもなぜ資料が必要なのか、原点を考えてみましょう。私なりの1つの答えは「特定の目的を持ったコミュニケーションにおいて、口頭だけでは伝わりにくい情報を効率的に伝えるため」です。

どういうことか少し具体的に説明してみますね。例えば、以下のようなシチュエーションを想像してみてください。

あるシステムに障害が発生しており、社内で必要な業務が止まってしまっている。
障害の発生原因は解明できていて、必要な措置を取り始めているが、障害解消までに3日程度かかる見込み。
障害解消までは、代替オペレーションで業務をしのいでほしい旨を業務担当者へ伝えたい。

上記コミュニケーションの目的は、3点目の「3日間は業務担当者に代替オペレーションで業務をしのいでもらうようにする」ことですよね。その目的達成のためには、代替オペレーションをやってくれと伝えるだけでは足りない場合が多いわけです。業務担当者からすると、その依頼の理由や背景がわかりませんから、積極的な協力は期待できません。そこで、障害の発生原因や解決策等を含むシステム担当者から観た現在の状況を伝える必要が出てくるわけです。

このときあなたは、現状から依頼内容まで全てを業務担当者へ口頭で伝えますか？お喋りが相当うまい人であれば問題ないかもしれませんが、多くの場合文字や図を見せながら会話しないとなかなかこちらの考えが伝わらないわけです。そこで、事前に資料を作っておいて、自分の考えを伝えやすくするという手段が取られるわけですね。

つまり、そもそもなぜ資料が必要なのか(存在するのか)？というと、「特定の目的を持ったコミュニケーションにおいて、口頭だけでは伝わりにくい情報を効率的に伝えるため」というのが1つの解になるわけです。

資料作成に必要な考え方

資料が「特定の目的を持ったコミュニケーションにおいて、口頭だけでは伝わりにくい情報を効率的に伝えるため」に存在するとすると、資料作成するにあたり必要な考え方は何なのでしょうか？

私なりの考え方は下記の通りです。

その資料を使って達成したい目的が何なのか明確にする。上司に何らかの承認を求めるためのものなのか、お客さんに商品を買ってもらうためのものなのか、大人数に一括で何らかの行動を促したいものなのか。目的によって、資料上で表現する内容も使う言葉も全て変わる。
資料を使うシチュエーションまで意識する。打ち合わせ等で口頭補足を交えながら使うものなのか、書面のみで全てを伝え切らないといけないのか。
どんな人に読んでもらう資料なのか明確にする。読み手はどこまでの情報を持っていて、作成する資料によってどれくらいのギャップ(書き手と読み手の理解の差)を埋めないといけないのか。

上記の目線を持って資料作成すると、資料に1本筋が通る(ストーリーがある)状態になり、少なくとも「上司のレビューでコテンパンにされる資料」からは卒業できるかなと思います。ストーリーがしっかりしていれば、後は細かい表現を見直していけば完成ですから。