メール・チャットコミュニケーションを円滑にするテクニック3選

はじめに
テクニック①最初に感謝の言葉を入れる
テクニック②まずとにかく相手の質問に答える
テクニック③何かを依頼するときは、相手に行動の選択権を与える
まとめ

はじめに

リモートワークが取り入れられてから、メールやチャットでのコミュニケーション機会が増えたと思いますが、皆さん適切にこれらのコミュニケーションツールを使いこなせていますでしょうか。口頭での会話に慣れていた方にとって、これらのテキストベースのコミュニケーションツールは、なんとなく使いづらく、敬遠してしまい、結局電話のほうが早いと思ってツールの使用を避けているケースも多いのではないかと想像します。

口頭で話したほうが早いということももちろんありますが、特にマネジメント層など、時間がなかなか取れない方とコミュニケーションする際に、そのすべてを口頭ベースの会話で済ませることは難しいと思います。メールやチャットでのテキストコミュニケーションをうまく使いこなせれば、相手の時間を過度に取らせることなく、仕事を進めることができます。

この記事では、テキストでのコミュニケーションに対して苦手意識を持っている方に向けて、明日から使えるテキストコミュニケーションを円滑に進めるためのテクニック3選をまとめました。ぜひこれらの内容を参考にして、明日から積極的にテキストコミュニケーションをしてみてください。

テクニック①最初に感謝の言葉を入れる

テキストコミュニケーションの難しい点の一つは、顔を突き合わせてのコミュニケーションではないため、意識して柔らかいコミュニケーションをしないと、相手に冷たい印象やそっけない印象を与えてしまう可能性があることです。

それを回避するための最も簡単な方法として、私が常に意識しているのが、メールやチャット本文の一番初めに相手に対する感謝を入れるということです。例えば、自分に相談事項を挙げてくれた部下に対しては、その相談内容がどうであれ、まず初めに「ご連絡ありがとうございます」と伝えます。上司が自分の作成した資料のレビューコメントを返してくれたときには、まず初めに「レビューいただきありがとうございます」と伝えます。

自分がそういう言葉をもらえた時を想像してみてください。感謝の言葉を伝えられて悪い気持ちになる方は基本的にいないと思います。ですので、まず初めに感謝の言葉を文頭に入れるようにして、これから相手に話す内容を受け入れてもらいやすい準備をしましょう。

テクニック②まずとにかく相手の質問に答える

感謝の言葉の次には、相手の質問や要望に対する答えを一番最初に書くようにしましょう。

悪いメールやチャットのコミュニケーションの例として、例えばちょっとした論点に関して何往復もやりとりして時間をくってしまったり、相手との意思疎通がうまくできずにそのコミュニケーションがかえって仕事上の混乱を招いてしまうケースがあると思います。その要因の一つとして、相手の質問や要望に答えていないことがあるのではないでしょうか。

一見すると「自分はそんなことないよ」と思う方も多いでしょうが、実際には、自分がよく知っている仕事上のやり取りを文面でする場合、相手の質問に答える前に自分がわかっていることや、やってほしいことを先に伝えてしまうケースあると思います。それをしてしまうと、結局相手は自分の知りたいことがわからなかったり、「そんなこと聞いていないよ」とフラストレーションを溜めるいう状況に陥りがちです。まず初めに、相手が聞いていることが自分にとって重要でないことであっても、とにかく相手の質問や要望に答えることから始めましょう。

テクニック③何かを依頼するときは、相手に行動の選択権を与える

3つ目のテクニックは、何かを相手に依頼するときは必ず相手にその依頼を実行するかどうか選択できる余地を残すことです。

例えば、かなり高い確率で相手が自分の依頼を受け入れてくれるケースでも、「私はこういうことをやってほしいと思っているのですが、今できそうですか？」だったり、「もしご存知であれば、これこれこういうことを教えていただけないでしょうか？」という聞き方をしましょう。言い方1つですが、相手に無駄なプレッシャーをかけることがないようにしましょう。

こういった聞き方をすることで、相手は100%自分の依頼を実行しなければならないということがなくなります。今、その依頼を受け入れる状況でなければ「すみません。今はできません」と答えることができますし、知らない内容であれば「すみません。わかりません」と答えることもできます。

これを「こういうことをやってください」や「教えてください」といった聞き方をすると、相手がそのタスクを実行する権限がない場合や、そもそも問い合わせ先が違うときに、相手に無駄なフラストレーションを溜めてしまう可能性があります。そのため、依頼をする際には、相手がその依頼を受け入れて行動するか、もしくは行動しないかを選択できる余地を残しましょう。