参加者の信頼を高めるリモート会議の進め方

はじめに
Tips1. 参加者の名前を呼んで挨拶する
Tips2. 最初に会議の開催背景と今日の目的(アジェンダ)を説明する
Tips3. なるべく細かめに話を切り、参加者の理解を確認する
Tips4. 質問は具体的に、名指しで質問する
Tips5. 最後に会議で話したことをまとめる
まとめ

はじめに

会議主催者として、リモート会議で参加者の信頼を得ながら、効果的な会議運営を実施するためのTipsをまとめてみました。リモート会議がどうもうまく進められないという方は、ぜひ本記事の内容を参考に実践してみてください。

記事要約

リモート会議の主催者として、参加者の信頼を得ながら効果的な会議運営を実施するため、下記Tipsを実践する。

参加者の名前を呼んで挨拶する
最初に会議の開催背景と今日の目的(アジェンダ)を説明する
なるべく細かめに話を切り、参加者の理解を確認する
質問は具体的に、名指しで質問する
最後に会議で話したことをまとめる

自己紹介

こんにちは、Daiと申します。このブログでは、IT業界・部門でのキャリアアップを目標に、私のシステムエンジニア/ITコンサルタント/社内IT部門での経験を踏まえた情報発信をしております。私含め、IT専門職としてのキャリアアップを目指すみなさまのお力になれれば嬉しいです！

Tips1. 参加者の名前を呼んで挨拶する

会議が始まったらなるべくすぐ参加者の名前を呼びながら挨拶してください(大人数の会議なら主要参加者)。挨拶とは不思議なもので、名前を呼び合いながら挨拶するだけで、相手に対する信頼度が高まりその後の話が人間同士の会話になりやすいです。

挨拶無しで話を始める方もいらっしゃるのですが、特にリモート会議だと物理的に相手が見えていない状況ということもあり、相手とのキャッチボールというよりも各参加者が画面に向かって独り言をつぶやいているような雰囲気になってしまい、あまり議論が活発化しません。なるべくはじめに元気よく挨拶しましょう。

Tips2. 最初に会議の開催背景と今日の目的(アジェンダ)を説明する

気持ちよい挨拶で人間同士のコミュニケーションを始める準備ができたら、会議の開催背景・目的を説明しましょう。アジェンダ説明ですね。この説明がうまくいけば、自然と会議のリード権がこちらに移って、参加者の自分に対する信頼度(安心度)も高まります。「今日はこの人に任せれば大丈夫そうだ…！」って感じですね。

逆にこの説明をしないと、地図も無く散歩しているようなもので、会議参加者間で共通の目的地が持てず、議論が発散します。効率よく会議を進めるためにも必ず背景・目的を説明するようにしましょう。

Tips3. なるべく細かめに話を切り、参加者の理解を確認する

アジェンダ説明により方向性を示せたら、本題の説明に入っていきます。説明の際はなるべく細かめに話を切り、参加者の理解を確認しながら進めましょう。

相手が吸収できない量の情報を浴びせても、その後の議論や会議終了後の各自アクションがうまく取られません。相手が自分の説明事項を理解できておらず、状況理解にギャップが生まれてしまっているからです。少し時間をかけすぎかな？と思うくらい、ゆっくり話を進めることをオススメします。

Tips4. 質問は具体的に、名指しで質問する

こちら側の説明が終わったら、いよいよ参加者に質問を振りながら議論を始めていきます。質問を投げかける際は、相手が答えやすい質問を具体的に、名指しで投げるようにしましょう。

特にリモート会議において、名指しでない質問は適当に空中にボールを放っているようなもので、誰もキャッチしてくれない可能性が高いです。名指しで今あなたにボールを投げてますよ〜ということを示しながら、相手が答えやすい具体的な質問を投げるようにしましょう。的確な質問を投げてくれる人に対しては、とても話がしやすいので、結果質問者への信頼も高まりますよ。

Tips5. 最後に会議で話したことをまとめる

的確な質問を投げながら必要な議論を進められたら、最後に自ら率先して議論をまとめるようにしましょう。今日話したことの簡単なサマリと、この会議以降各自が取るべきアクションを明確にします。

たまに場の雰囲気でなんとなく会議を終わらせてしまう方もいらっしゃいますが、それだと会議後の適切なアクションが取られない可能性が高いです。結果、会議をしても物事が進まず、「あの人主催の会議に参加しても、結局物事進まないから面倒なんだよね😓」と嫌煙されてしまい信頼度が下がります。完全無欠なまとめでなくても良いので、自分から率先してまとめを述べるようにしましょう。ここまでのTipsを全て実施していれば、ある程度参加者との信頼関係もできていると思うので、間違いは最悪参加者が訂正してくれます。