IT技術者がビジネス部門と上手くコミュニケーションするための考え方

はじめに
考え方①コミュニケーションの目的を明確にする
考え方②相手方となるビジネス部門担当者の置かれている状況を理解する
考え方③ビジネス部門と共通の語彙を使って話す
まとめ

はじめに

IT技術者としてビジネス部門とコミュニケーションする際に、必要となる考え方を記事にしてみました。ビジネス部門とのコミュニケーションに悩んでいる方にお読みいただけると嬉しいです。

記事要約

IT技術者としてビジネス部門とコミュニケーションする際は、下記考え方を意識する。

コミュニケーションの目的を明確に。慣れないうちは事前に書き出して、客観視に分析する
相手方の状況をイメージする。相手になりきる気持ちで
共通の語彙を使って話す。目的達成に不要であれば、一般的な語彙定義の正しさは一旦捨ておく

自己紹介

こんにちは、Daiと申します。このブログでは、IT業界・部門でのキャリアアップを目標に、私のシステムエンジニア/ITコンサルタント/社内IT部門での経験を踏まえた情報発信をしております。私含め、IT専門職としてのキャリアアップを目指すみなさまのお力になれれば嬉しいです！

考え方①コミュニケーションの目的を明確にする

メール・チャット・会議での打ち合わせ等全てのコミュニケーションにおいて、そのコミュニケーションを通してお互いがどういう状況になっていたいか、まずは明確なイメージを持ちましょう。

慣れないうちは、実際にメールやチャットで文章を打ち始める前・会議を始める前に、目標とする状態をメモ書きしてみることをオススメします。メモ書きして改めて自分自身で客観視することで、目標とする状態をこれからやろうとしているコミュニケーションで実現可能か、判断しやすくなると思います。

また、自分が考えるコミュニケーションの目的を明確化するだけでなく、相手方(ビジネス部門)にとっての目的を明確化することも重要です。コミュニケーション以前に相手方の目的をイメージしづらい場合も、仮説ベースで構いませんので相手方がこのコミュニケーションを通して得たい状況をイメージしてみてください。これを少し考えているだけで、相手方に寄り添ったコミュニケーションができる可能性が高まりますので、ぜひ実践してみてください。

考え方②相手方となるビジネス部門担当者の置かれている状況を理解する

相手方が今どういう状況に置かれているか、具体的にイメージしましょう。相手になりきって、今どういうことに困っているのか想像します。

例えば、私が初対面の方とコミュニケーションする際に、相手方の状況理解のために整理するのは下記のような観点です。

相手の所属組織は？どういった会社・部署・チームに所属していて、どの役職の方なのか？そこから推測できる、相手の基本となる考え方・行動ベースはどういったものか？
相手は今どんな仕事で困っていて、自分とコミュニケーションを取ろうとしているのか？自分からどういった話があると、相手は喜んでくれるのか？
相手の期待に対し、自分はどういった話をしないといけないか？期待に100%応えられるのか、それとも一部なのか。一部の場合、どういった制約によりその判断をしているのか？

これも考え方①と同じですが、100%正確に準備することは難しいと思いますので、仮説ベースで考えましょう。仮説ありきでも事前に考えているのと考えていないのでは、コミュニケーションの目的を達成できる確率が全く変わってきます。

考え方③ビジネス部門と共通の語彙を使って話す

コミュニケーションの際、相手と共通の語彙を使って話さないと会話が成立しません。意識的に相手が理解できる語彙を使ってコミュニケーションを取るように心がけましょう。

多くの場合、IT技術者が使う語彙とビジネス部門が使う語彙は異なります。技術者の専門用語は基本ビジネス部門には一切伝わらないと考えていたほうが安全です。

また、ここで特に注意したいポイントとしては、語彙の定義の正しさを追求するのはやめましょう。例えば相手が、単なるデータパターンの分析・機械学習・生成AI・その他諸々の概念を総称してAIと呼んでいるのであれば、相手の語彙定義に合わせてこちらもそれらをAIと呼びましょう。この差がそのコミュニケーションにおいて実害を出さない限り、一旦語彙定義の正しさはどちらでもよいです。相手の語彙に合わせてコミュニケーションを進めて、目的を達成しましょう。
(技術者として訂正したくなる気持ちは分かりますが、無駄な訂正は話が逸れますし嫌われます笑。結果、コミュニケーションの目的を達成できないとなっては元も子もありません。)